Glavni cilj svake kompanije u svetu u kome tehnologija nezadrživo napreduje je, pre svega, podizanje produktivnosti i bolja korisnička podrška. Sa povećanjem zahteva klijenata i razvojem poslovnog softvera, dolazi se do zaključka da ovakav napredak nije moguć bez korišćenja proizvoda koji automatizuju poslovni proces. Zahvaljujući firmama koje se bave proizvodnjom softvera za automatizaciju, svaka firma, bila ona mala, srednja ili velika, može postati konkurentna i uvećati svoje poslovanje, kako podizanjem produktivnosti tako i boljom uslugom i pouzdanošću.

Dakle, kupovina poslovnog softvera postaje neminovnost svakog iole ozbiljnog biznisa. Naravno, vrlo je bitno da CEO ili vlasnik kompanije postavi sebi i drugima puno pitanja pre nego što se odluči da investira u softver i inkorporira ga u svoje svakodnevne poslovne operacije. Bez obzira da li je u pitanju WMS (softver za upravljanje skladištem), ERP (baza za upravljanje operacijama firme), ili pak softver za terensku prodaju, svaki potencijalni kupac softvera mora da proveri sledećih 10 stvari pre same kupovine.

 

Da li je promena dobra za postojeće klijente?

Kada god kompanija koju vodite ili za nju radite, želi da napravi neku promenu, vrlo je bitno da na umu ima svoje verne klijente. Puno ljudi i biznisa zavisi od Vašeg, pa bi bilo neodgovorno investirati u nove sisteme pre savetovanja sa onima koji direktno zavise od Vašeg poslovanja. Ako je Vaša odluka o kupovini softvera konačna, preporučljivo je da porazgovarate sa svojim klijentima i obrazložite im na koji način će uvođenje softvera u poslovanje poboljšati i njihov biznis, i na kraju krajeva, profit. Dakle, uvažavanje mišljenja Vaših postojećih klijenata je mnogo važnije od samog poslovnog softvera. Dajte im vremena da se informišu o ovim modernim sistemima, saslušajte njihove sugestije i odgovorite na sva pitanja. Tek tada možete krenuti dalje ka investiranju u softver za automatizaciju.

 

Raspitati se o proizvođačima softvera

Sledeći korak ka poboljšanju poslovanja i automatizaciji je odabir proizvođača softvera. Sada kada ste dobili zeleno svetlo od postojećih klijenata, vreme je da se pozabavite istraživanjem tržišta poslovnog softvera. Imajte na umu da cena softvera nije najbitniji faktor na koji ćete obratiti pažnju. Prioritet pri izboru bi trebalo da budu Vaše i potrebe firme koju vodite ili za koju radite. Kontaktirajte firme koje se bave proizvodnjom i prodajom poslovnih softvera i predočite im šta očekujete od njihove tehnologije. Postavite sva bitna pitanja i zamolite ih da Vam objasne šta sve dobijate za svoj novac. Na neki način, firma sa kojom odaberete da poslujete će postati integrativni deo Vaše firme, i vrlo je bitno uspostaviti srdačan i iskren odnos.

 

Isprobati softver

Kao i kod bilo koje druge kupovine, prodavac Vam mora dozvoliti da isprobate proizvod pre konačne kupovine. Može se desiti da na papiru i u razgovru sa proizvođačem sve deluje idealno ali da praksa bude sasvim drugačija. Većina firmi koje prodaju poslovni softver ima opciju koja podrazumeva besplatno korišćenje proizvoda između dve nedelje i mesec dana, stoga obavezno iskoristite tu priliku. Tek kada krenete sa praktičnom integracijom softvera u svojim poslovnim aktivnostima, moći ćete da vidite da li Vam taj softver odgovara. Većina proizvođača će Vam izaći u susret i kada dođe do edukacije zaposlenih, tj onih koji će neposredno upravljati softverom. Zamolite ih za opsežna objašnjenja, brošure, i korisničku podršku tokom celog procesa prilagođavanja na novi poslovni softver.

 

Pratiti reakcije zaposlenih

Svaka promena je bolna, pogotovo ako neko obavlja poslovne obaveze na određeni način duži niz godina. Zbog toga je važno da konstantno komunicirate sa zaposlenima koji će koristiti softver. Za vreme probnog perioda beležite njihove reakcije i dajte sve od sebe da ih edukujete i približite ovu revolucionarnu tehnologiju. Na kraju probnog perioda bi najbolje bilo da zaposleni jednoglasno prihvate promene koje će im olakšati svakodnevicu i povećati produktivnost. Vrlo je bitno da obezbedite dovoljno vremena za isprobavanje softvera, tako da ne ometate rad zaposlenih. Pokušajte da zaposlenima date bar sat vemena dnevno koje će iskoristiti za edukaciju i probu softvera. Izbegavajte da ove probe vršite kada je firma zatrpana poslom.

 

Razgovarati sa najbližim saradnicima

Bez obzira na Vašu poziciju (CEO, vlasnik, direktor) koju imate u firmi, bitno je uvažiti mišljenja i onih oko Vas. Onog trenutka kada ste pronašli firmu od koje ćete kupiti softver, i dobili portvrdu od sovjih radnika da je baš to ono što im treba, vreme je da porazgovarate sa ostalim rukovodiocima. Okupite svoje najbliže saradnike i ljude od poverenja, i iznesite im svoje vizije o budućnosti firme, i na koji način se tu uklapa investicija u poslovni softver. Izbegavajte da donosite velike odluke bez bar jednog sastanka. Ljudi koji Vas okružuju su takođe upoznati sa prilikama u kompaniji, i mogu Vam dati vrlo korisne uvide. Krucijalno je da zajednički definišete ciljeve ka kojima ćete stremiti kao kompanija, i da jasno definišete praktične posledice koje će doneti kupovina softvera za automatizaciju poslovanja.

 

Proveriti prodavca

Kao što je gore već napomenuto, nalaženje pouzdanog proizvođača i prodavca poslovnog softvera zahteva dosta informisanja i pretraga. Pronalaženje onog pravog može Vam odneti puno vremena, kojeg verovatno nemate jer vodite poslovanje svoje firme. U tom slučaju je najbolje da odete na vebsajt prodavca softvera i vidite ko su njegovi bivši i sadašnji klijenti i kakva su njihova iskustva. Možete otići i korak dalje i kontaktirati ponaosob svakog od njih i čuti iz prve ruke kako su zadovoljni kupljenim poslovnim softverom. Saslušajte njihove impresije pre donošenja konačne odluke i kupovine.

 

Osigurati povratak podataka

Iako je prodavac softvera sa kojim odlučite da poslujete odgovoran, saradljiv, i pouzdan, imajte na umu da stvari nekad mogu krenuti u lošem pravcu. Šta se može desiti? Jednostavno, postoji mogućnost da ceo sistem u jednom trenutku padne i prestane sa radom. Dakle, iako sklopite ugovor sa najboljim proizvođačem na tržištu, postoji makar i teoretska šansa da će i ta firma u jednom trenutku zatvoriti svoja vrata i prestati sa radom. Baš zbog te teoretske mogućnosti treba biti oprezan i u ugovor ubaciti obavezu proizvođača softvera da povrati sve podatke koji ostanu u njegovom sistemu. Profesionalne i predusretljive firme će Vam izaći u susret i objasniti Vam kako da povratite svoje podatke.

Trenutne i buduće potrebe

Pri odabiru paketa u koji ćete uložiti novac, veoma je važno da budete realni kada se radi o potrebama koje ima Vaša firma. Ne želite da kupite paket koji ne može pokriti sve potrebe poslovanja, a opet, s druge strane, ne želite ni da platite nešto što Vam nije potrebno i što prevazilazi te iste potrebe. Stoga dobro razmislite u šta ulažete i na šta se obavezujete u ugovoru. Većina proizvođača softvera će aktivno učestvovati u Vašoj kupovini i predložiti Vam najisplativije rešenje za potrebe Vaše kompanije. Bez obzira na to, dajte sve od sebe da i Vi budete dobro informisani o tome koje probleme ćete rešiti novim softverom, i kako će Vam on pomoći u budućnosti kada firma bude rasla.

 

Pročitati ugovor više puta

Preporučljivo je da aktivno sa svojim advokatom učestvujete u sastavljanju ugovora o kupovini poslovnog softvera. Ovo je bitno jer ćete biti u mogućnosti da unesete sve neophodne izmene pre nego što bude kasno. Naravno, potrebno je dati prostora i drugoj ugovornoj strani da zatraži korekcije koje će odgovarati njihovoj kompaniji. Kada se sve strane slože oko sadržaja ugovora, dajte sebi još malo vremena. Pustite da ova odluka prenoći pre nego što udarite pečat i potpišete ugovor. Baš tih poslednjih 24 sata Vam mogu pomoći da se setite nekog nedostatka koji je sadržan u ugovoru. Izjutra pročitajte ugovor još par puta i tek kada ste potpuno zadovoljni onim što u njemu piše, izvadite penkalo i stavite svoj potpis.

 

Kako softver pomaže klijentima

Kao što je već rečeno, mišljenje Vaših postojećih klijenata je veoma važno kada je u pitanju investiranje u softver za automatizaciju. Tokom probnog perioda će i oni uvideti pogodnosti koje donosi ova tehnologija i najverovatnije formirati pozitivnije mišljenje o ovoj promeni. Naravno, neće svi tako razmišljati, pa ćete morati da uložite još malo vremena da osmislite način na koji ćete neodlučnima promeniti mišljenje. Kada im budete predstavljali sve pozitivne strane softvera, imajte u vidu njihove potrebe, a ne Vaše. O svojim ste već razmislli, i sada je vreme da klijentima objasnite kako će i njihovo poslovanje biti unapređeno ovom investicijom. Dakle, probni period će doneti mnoge odgovore, te pokušajte da ga iskoristite i u svrhe edukacije skeptičnih klijenata.

 

Zaključak

Ako ste uspešno obavili sve pripreme i provere pre kupovine softvera, možete mirno i bez dvoumljenja potpisati ugovor sa prodavcem. Ovaj period tokom kojeg ste dosta vremena utrošili na edukaciju, kako svoju tako i svojih klijenata i zaposlenih će Vam se višestruko isplatiti u budućnosti. Nijedno brzo rešenje nije donelo rezultate na duži rok, pa neće ni kupovina poslovnog softvera. Da bi stvarno videli promene u pozitivnom smeru, biće potrebno vreme, pokušaji i greške, ali kada se jednom sve ukomponuje, produktivnost Vaše firme će se podići, a sa njom, prirodno, i dobit koju ostvarujete.

2